Pravidla příchozích faktur

Pravidla vyplní přijaté faktuře středisko, projekt nebo režim DPH, schválí ji nebo naplánují, když splní všechny zadané podmínky, a mohou za vás potvrdit i údaje, které z dokladu přečetla AI. Typicky je nastavíte pro opakované faktury od stálých dodavatelů, ať je nemusíte proklikávat – i pro faktury, které chodí e-mailem.

V menu klikněte na Nastavení a v levém sloupci na Pravidla příchozích, nebo použijte odkaz Nastavení → Pravidla příchozích.

Pravidlo založíte třemi způsoby: vyplníte formulář (Nové pravidlo), popíšete ho slovy (viz Pravidlo slovy), nebo ho Simbila nabídne sama, když na faktuře něco opravíte (viz Zapamatovat pro příště).

Pravidlo slovy

Do pole Popište pravidlo slovy napište, co má pravidlo dělat, například „Faktury od amerických dodavatelů dej do režimu DPH mimo EU a položky AI credits do střediska Web development“, a klikněte na Navrhnout pravidlo (nebo stiskněte Enter).

Návrh připraví umělá inteligence a spotřebuje přitom trochu AI kreditu. Otevře se běžný formulář pravidla, už vyplněný, a nahoře v něm uvidíte, co pravidlo dělá. Co pravidlo neumí (třeba „pošli mi SMS“), je vypsané zvlášť – doplňte nebo upravte to ručně. Nic se neuloží, dokud nekliknete na Uložit.

Uložené pravidlo už AI nepoužívá: běží podle podmínek a údajů ve formuláři, stejně jako pravidlo vyplněné ručně. V seznamu má štítek Slovy a pod názvem vaši větu. Umělá inteligence dostane jen vaši větu a názvy středisek, projektů, skladových položek a členů účtu – žádné faktury.

Založení pravidla

Klikněte na Nové pravidlo a vyplňte:

• Název pravidla – povinný, ukáže se i v historii faktury.
• Priorita – číslo od jedné výš, výchozí 100. Pravidla se zkoušejí od nejnižšího čísla a použije se první, které sedí.
• Dodavatel (firma) – začněte psát název a vyberte firmu z adresáře. Prázdné pole znamená Libovolného dodavatele – pravidlo pak platí pro faktury všech dodavatelů.
• Max. částka – horní hranice celkové částky faktury. Prázdné pole znamená bez limitu.
• Typ faktury – Faktura, Proforma nebo Storno; prázdné znamená Libovolný typ.
• Další podmínky – podmínky nad údaji faktury, viz část Další podmínky níže.
• Nastavit na faktuře – co pravidlo faktuře vyplní, viz část Nastavení údajů faktury níže.
• Akce – Automaticky schválit, Automaticky naplánovat nebo Neschvalovat (pravidlo jen nastaví údaje nebo je označí jako zkontrolované).
• Dní do platby – jen u akce Automaticky naplánovat. Plánované datum bude dnešek plus zadaný počet dní.
• Označit údaje přečtené AI jako zkontrolované – viz část Kontrola údajů pravidlem níže.
• Aktivní – vypnuté pravidlo se nepoužije.

Uložíte tlačítkem Uložit. Beze jména se pravidlo neuloží. Pravidlo, které nic neschvaluje, nic nenastavuje a údaje nepotvrzuje, uložit nejde – nic by nedělalo.

Další podmínky

Tlačítkem Přidat podmínku přidáte řádek: vyberete údaj faktury, porovnání a napíšete hodnotu. Platit musí všechny podmínky pravidla (i dodavatel, max. částka a typ nahoře). Text se porovnává bez ohledu na velká a malá písmena.

Stát a měnu zadáte kódem (US, DE, EUR). U „je jeden z“ a „není žádný z“ napište kódy oddělené čárkou. EU v seznamu států znamená všechny státy EU, takže Stát dodavatele není žádný z CZ,EU je dodavatel mimo EU. Stát se bere z adresáře dodavatele, z předpony jeho DIČ, nebo z faktury. Když stát zjistit nejde, podmínka na stát neplatí – ani „není žádný z“, takže dodavatel s neznámým státem se za dodavatele mimo EU nepovažuje.

Název dodavatele obsahuje se hodí i pro dodavatele, který v adresáři ještě není: pole Dodavatel (firma) nahoře vybírá konkrétní firmu z adresáře, kdežto podmínka na název sedí i na první fakturu, se kterou import firmu teprve založí.

Nastavení údajů faktury

Tlačítkem Přidat údaj v části Nastavit na faktuře vyberete, co pravidlo faktuře vyplní. Údaje jsou ve třech skupinách:

• Faktura

  • Středisko – jen když má účet střediska,
  • Projekt,
  • Režim DPH – například Mimo EU,
  • Způsob úhrady,
  • Splatnost – počet dní od data vystavení; přepíše splatnost přečtenou z dokladu,
  • Typ dokladu – faktura nebo proforma,
  • Přiřazeno – člen účtu, kterému se faktura přiřadí,
  • Konstantní symbol, Specifický symbol,
  • Interní poznámka – řádek, který se připíše do interní poznámky faktury.

• Položky

  • Sazba DPH položky – u položek, jejichž text obsahuje to, co zadáte do pole U položek obsahujících (prázdné = všechny položky). Částka položky včetně DPH zůstane stejná, přepočítá se jen cena bez DPH – celkem faktury tedy pořád odpovídá dokladu.
  • Skladová položka – propojí položky se zadaným textem se skladovou položkou.

• Dodavatel (uloží se do adresáře)

  • Stát dodavatele – kód státu, například US,
  • DIČ dodavatele – s předponou státu, například CZ12345678,
  • Bankovní účet dodavatele – 123456789/0100 nebo IBAN.

  Údaje dodavatele se zapíšou do adresáře k dodavateli faktury, takže platí i pro jeho další faktury a pro příkazy k úhradě. Faktura musí mít dodavatele z adresáře; jinak se údaj nenastaví a historie faktury to zmíní.

Příklady:

Údaje se nastaví hned při vytvoření nebo importu přijaté faktury – i u faktury, která přišla e-mailem a údaje z ní přečetla AI. Pravidlo přepíše, co AI přečetla, protože fakturu ještě nikdo neupravoval.

Na rozdíl od schválení se použijí všechna pravidla, která sedí: faktura od amerického dodavatele s položkou „AI credits“ dostane středisko z jednoho pravidla a režim DPH z druhého. Když totéž nastavují dvě pravidla, platí to s nižším číslem Priority. V Historii faktury je napsané, které pravidlo co nastavilo. Pokud pravidlo nastavuje středisko, které jste mezitím archivovali, nebo smazaný projekt, údaj se nenastaví a historie to zmíní.

Použít pravidla na existující faktury

Pravidla platí pro nové faktury. Na starší je použijete v seznamu přijatých faktur: zaškrtněte faktury a klikněte na Použít pravidla (N). Pravidla přepíší údaje, které nastavují – i hodnoty zadané ručně. Schválení ani kontrolu údajů nemění. Na konci uvidíte, kolik faktur pravidla změnila; ostatní žádné pravidlo nezměnilo, protože nesedí nebo už nastavené údaje mají.

Zapamatovat pro příště

Když na přijaté faktuře změníte údaj, který umí nastavit pravidlo – středisko, projekt, režim DPH, způsob úhrady, splatnost, typ dokladu, konstantní nebo specifický symbol, sazbu DPH nebo skladovou položku u položky – a fakturu uložíte, Simbila se zeptá Zapamatovat pro příště?

• Každá změna má zaškrtávátko; zapamatují se jen zaškrtnuté.
• Pravidlo platí pro další faktury od stejného dodavatele.
• U položky je předvyplněný její text. Zkraťte ho, když se text na dalších fakturách mění (například „AI credits“ místo „AI credits – říjen“).
• Když údaj dosud nastavovalo jiné pravidlo, okno ho jmenuje a upraví právě to pravidlo, aby si dvě pravidla neodporovala.

Po kliknutí na Zapamatovat vznikne pravidlo Naučeno: {dodavatel} se štítkem Naučeno (nebo se doplní, když už existuje). Je to obyčejné pravidlo – v seznamu ho můžete upravit nebo smazat. Teď ne okno zavře a nic se neuloží. Zaškrtnutím Na změny těchto údajů se už neptat se Simbila u těchto údajů přestane ptát (platí pro tento prohlížeč).

Seznam pravidel

Tabulka má sloupce Priorita, Název pravidla, Akce, Kontrola údajů, Nastavit na faktuře, Podmínky (dodavatel a další podmínky), Max. částka a Aktivní. Pravidlo zadané slovy má u názvu štítek Slovy a vaši větu, naučené pravidlo štítek Naučeno. Ikona tužky otevře úpravu, ikona koše pravidlo po potvrzení smaže.

Kontrola údajů pravidlem

Faktura, jejíž údaje přečetla AI, čeká ve stavu Ke kontrole, dokud je někdo nepotvrdí. Pravidlo se zaškrtnutým Označit údaje přečtené AI jako zkontrolované to udělá za vás – je to jako říct „u tohohle dodavatele AI věřím“. Pravidlo bez podmínek platí pro všechny faktury; s dodavatelem a limitem částky ho zúžíte.

Pravidlo údaje nepotvrdí, když:

• vytěžení má varování – nesedí součet položek na celkovou částku, IČO neprojde kontrolou, DIČ má neznámý formát, číslo dokladu se muselo zkrátit, položky se slučovaly, jednotková cena se přepočítávala z ceny s DPH,
• AI doklad nepřečetla (například došly AI kredity),
• dodavatele právě založil import – první faktura od nového dodavatele je nejčastější místo chyb. Pokud to chcete dovolit, zaškrtněte I u dodavatele, kterého import právě založil.

Pak faktura zůstane Ke kontrole a v její Historii je napsané, které pravidlo ji nepotvrdilo a proč. Potvrzené údaje mají v detailu faktury poznámku automaticky pravidlem „…“, takže je dohledatelné, kdo za kontrolu odpovídá.

Schválení a kontrola údajů na sobě nezávisí: pravidlo s akcí Neschvalovat údaje potvrdí a schválení nechá na vás nebo na spárované platbě. ISDOC je zkontrolovaný vždy, pravidlo ho nepotřebuje.

Pravidlo pro konkrétního dodavatele

Pole Dodavatel (firma) omezuje pravidlo na jednu firmu; v tabulce pravidel je ve sloupci Dodavatel (firma) její název. Pravidlo bez dodavatele platí pro Libovolného dodavatele.

Pravidlo pro dodavatele vytvoříte i rovnou z e-mailové schránky u zpracované zprávy volbou Automaticky schvalovat faktury od {firmy} do částky. Tady ho pak můžete upravit nebo smazat.

U volby Označit údaje přečtené AI jako zkontrolované bez dodavatele formulář upozorní, že pravidlo potvrdí údaje faktur všech dodavatelů – omezte ho na konkrétního dodavatele, nebo aspoň na max. částku.

Co pravidlo udělá

Při vytvoření nebo importu přijaté faktury pravidla nejdřív nastaví údaje (viz Nastavení údajů faktury). Pak se najde první vyhovující pravidlo, které schvaluje, a faktura se rovnou přepne do stavu Schválená nebo Naplánovaná – i faktura, jejíž údaje přečetla AI a čekají Ke kontrole: schválení a kontrola údajů na sobě nezávisí. Do karty Historie v detailu faktury se zapíše, které pravidlo to udělalo.

Pravidlo nepotřebujete pro faktury, které platíte: spárovaná platba fakturu ve stavu Ke schválení schválí sama.

Stavy schvalování a ruční posun faktury popisuje článek Přijaté faktury, kontrola údajů a schvalování.